Stand: Juli 2026
Diese Erklärung gilt für die unter projekttools.com bereitgestellten Werkzeuge (ProjektNavigator, AgileNavigator, ProzessNavigator, WorkshopNavigator und künftige Tools der Navigator-Familie).
1.Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO:
Benjamin Rahn
Frankenstr. 14A
92339 Beilngries
E-Mail: mail@projekttools.com
2.Unser Grundsatz: echte EU-Datensouveränität
Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union und setzen bewusst keine Dienste ein, die einem US-Mutterkonzern unterliegen. Es findet keine Übermittlung in Drittländer (insbesondere nicht in die USA) statt. Details dazu in den folgenden Abschnitten.
3.Hosting und Serverstandort
Die Anwendungen und die Datenbank laufen auf einem Server, den wir bei der one.com A/S (Kopenhagen, Dänemark) betreiben. one.com ist ein europäisches Unternehmen mit Rechenzentren in der EU und unterliegt europäischer Jurisdiktion. Mit one.com besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).
Beim Aufruf unserer Seiten verarbeitet der Server technisch notwendige Zugriffsdaten in Server-Logdateien: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Ressource, übertragene Datenmenge sowie ggf. Browsertyp. Diese Daten dienen ausschließlich dem sicheren Betrieb und der Abwehr von Missbrauch (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden nach sieben Tagen gelöscht.
4.Selbstgehostete Datenbank (Supabase)
Zur Speicherung nutzen wir die quelloffene Software Supabase (PostgreSQL) in einer selbstgehosteten Installation auf unserem eigenen EU-Server. Es handelt sich dabei ausdrücklich nicht um den Cloud-Dienst der Supabase Inc.: Es werden keinerlei Daten an Supabase oder ein anderes Unternehmen übermittelt. Die Daten verbleiben vollständig auf dem von uns kontrollierten Server in der EU.
5.Welche Daten wir verarbeiten
- Kontodaten: Ihre E-Mail-Adresse, ein optional angegebener Name sowie ein von Ihnen gewähltes Passwort (dieses wird ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert, niemals im Klartext).
- Projekt- und Inhaltsdaten: die von Ihnen in den Tools erstellten Inhalte (z. B. Projektstände, ausgewählte Prozesse, Workshop-/Moderationsdaten). Diese sind Ihrem Konto zugeordnet und durch Zugriffsregeln (Row Level Security) geschützt, sodass grundsätzlich nur Sie darauf zugreifen.
- Server-Logdaten: siehe Abschnitt 3.
6.Nutzung und Nutzerkonto
Die Tools können auch ohne Konto genutzt werden. Ein Konto ist nur erforderlich, um Ihre Projekte auf dem Server zu speichern und wieder zu laden. Ohne Konto bleiben Ihre Eingaben lediglich lokal in Ihrem Browser.
Legen Sie ein Konto an, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, einen optionalen Namen und Ihr Passwort zur Bereitstellung des Dienstes (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zur Bestätigung der Registrierung und für Funktionen wie „Passwort zurücksetzen" versenden wir E-Mails an die angegebene Adresse. Ihr Konto samt aller zugehörigen Daten können Sie jederzeit selbst über das Nutzermenü in den Tools vollständig löschen.
7.E-Mail-Versand
Transaktions-E-Mails (Registrierungsbestätigung, Passwort-Zurücksetzung) versenden wir über den SMTP-Dienst von one.com (EU). Dabei wird Ihre E-Mail-Adresse verarbeitet. Es erfolgt kein Versand über US-Dienste.
8.Schutz vor automatisiertem Missbrauch (ALTCHA)
Zum Schutz der Anmelde- und Registrierungsformulare vor automatisierten Angriffen setzen wir ALTCHA ein – ein Verfahren, das eine kleine Rechenaufgabe („Proof of Work") im Browser löst. ALTCHA läuft vollständig selbstgehostet auf unserem EU-Server; es werden keine Daten an Dritte übermittelt und keine Tracking-Mechanismen verwendet (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir haben hierfür bewusst auf US-Dienste wie Google reCAPTCHA oder Cloudflare Turnstile verzichtet.
9.Live-Zusammenarbeit (WorkshopNavigator & AgileNavigator)
WorkshopNavigator und AgileNavigator ermöglichen die Zusammenarbeit mehrerer Personen in Echtzeit. Die dafür übertragenen Daten (z. B. Cursorpositionen, Teilnehmerliste, Zeichnungen sowie Chat-Nachrichten während einer laufenden Sitzung) werden flüchtig über unseren EU-Server verteilt und nicht dauerhaft gespeichert; ein Chatverlauf wird bewusst nicht vorgehalten. Dauerhaft gespeichert wird nur der eigentliche Board- bzw. Workshop-Inhalt als Teil Ihrer Projektdaten (siehe Abschnitt 5).
10.KI-Clustering läuft lokal
Die Funktion zum automatischen Gruppieren von Karten („KI-Clustering") rechnet ausschließlich lokal in Ihrem Browser (textbasierte Ähnlichkeitsberechnung). Es werden dabei keine Inhalte an einen Server oder Dritte gesendet.
11.KI-gestützte Vorschlagsfunktionen (Mistral AI)
ProjektNavigator bietet optionale KI-Funktionen, die Ihnen Formulierungsvorschläge unterbreiten oder auf Wunsch eine erste Projektplanung als Vorlage erstellen (z. B. im Steckbrief, bei Zielen, Risiken oder Arbeitspaketen), sowie einen KI-Chatassistenten im ProjektHub. Für diese Funktionen wird der jeweils eingegebene bzw. bereits im Projekt hinterlegte Text an Mistral AI, ein Unternehmen mit Sitz in Paris, Frankreich, übermittelt und über die europäische Standardinfrastruktur von Mistral AI verarbeitet. Mit Mistral AI besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (DPA).
Ihre Anfragen werden bei Mistral AI für die Dauer der Bearbeitung sowie längstens 30 Tage zur Missbrauchsüberwachung gespeichert und danach automatisch gelöscht. Wir haben in unserem Mistral-AI-Konto die Nutzung dieser Daten zum Training der KI-Modelle aktiv deaktiviert; Ihre Eingaben fließen somit nicht in das Modelltraining ein.
Diese Funktionen werden ausschließlich auf Ihre aktive Anforderung hin genutzt (z. B. per Klick auf einen „KI-Vorschlag"-Button) und lassen sich jederzeit über das Nutzermenü mit einem Klick vollständig deaktivieren; bereits erstellte Inhalte bleiben davon unberührt. Rechtsgrundlage ist Ihr aktiver Nutzungswunsch bzw. Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. lit. b DSGVO).
12.Lokale Speicherung im Browser
Zur Bereitstellung des Dienstes speichern wir technisch notwendige Informationen im lokalen Speicher (localStorage) Ihres Browsers: die Anmeldesitzung (damit Sie eingeloggt bleiben) sowie Ihre Anzeige-Einstellung (z. B. Hell-/Dunkelmodus). Wir setzen keine Tracking-Cookies, keine Analyse-/Statistikdienste und keine Werbung ein.
13.Übermittlung in Drittländer
Für das Hosting (Abschnitt 3) und die selbstgehostete Datenbank (Abschnitt 4) findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR statt; es werden keine US-Dienste eingesetzt, die dem CLOUD Act unterliegen könnten.
Für die KI-Funktionen (Abschnitt 11) gilt: Ihre Anfragen werden standardmäßig innerhalb der EU verarbeitet. Sollte Mistral AI im Einzelfall Subunternehmer außerhalb der EU einsetzen, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) und mit vertraglich vereinbarten Schutzmaßnahmen.
14.Rechtsgrundlagen im Überblick
- Bereitstellung von Konto und Tools: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
- Betriebssicherheit, Missbrauchsschutz, Server-Logs, ALTCHA: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
- Optionale KI-Funktionen: Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. lit. b DSGVO (siehe Abschnitt 11)
- Soweit eine Einwilligung eingeholt wird: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
15.Speicherdauer und Löschung
Kontodaten und Projektinhalte speichern wir, solange Ihr Konto besteht. Sie können Ihr Konto und die zugehörigen Daten jederzeit selbst über das Nutzermenü löschen oder die Löschung per E-Mail verlangen (mail@projekttools.com). Server-Logs werden nach der in Abschnitt 3 genannten Frist gelöscht.
16.Ihre Rechte
Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie ein Widerspruchsrecht (Art. 21). Wenden Sie sich hierzu an mail@projekttools.com.
Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist u. a. die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnorts oder das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.
17.Änderungen dieser Erklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die zugrundeliegende Verarbeitung ändert. Es gilt die jeweils auf projekttools.com veröffentlichte Fassung.